En este post nos gustaría hablarte de los “ladrones de tiempo” en la gestión documental. Hablamos de ese tipo de tareas rutinarias y poco importantes que nos quitan la energía que deberíamos emplear en cosas más importantes. La Gestión del tiempo y la gestión documental tienen que ir de la mano. No podemos pasar horas y horas buscando documentos. O realizando operaciones que se podrían calcular automáticamente si tuviéramos el programa adecuado.
¿Qué medidas habría que implantar para perder menos el tiempo ordenando, clasificando y verificando documentos? Vamos a los pasos.
Pasos para aprovechar el tiempo en la gestión documental
Para aprovechar bien el tiempo, lo ideal es crear un sistema. Si no hay sistema, hay improvisación. Si hay improvisación, generalmente habrá más problemas. Así que vamos a tratar de dar algunos pasos en la buena dirección.
- Divide el tiempo en tu mente
Es decir, si eres freelance y vas a crear facturas a tus clientes, hazlas un día o en un período concreto del mes. Así durante el resto del tiempo te olvidas por completo de esa tarea y te limitas a enfocarte en otro tipo de trabajos.
- Automatiza la gestión de documentos
Supongamos que tienes que gestionar una gran cantidad de documentos: presupuestos, contratos, facturas, albaranes, etc. ¿Cómo podemos reducir el tiempo que dedicamos a esta tarea? Para empezar, presta atención a los procedimientos que estás siguiendo. ¿Utilizas un software de gestión documental para la gestión de documentos?
Mantener el orden te ahorrará un montón de tiempo de búsquedas innecesarias para encontrar documentos perdidos. Cuando un error se repite varias veces a lo largo del año, es un indicador de que hay un problema. Y para resolver un problema, necesitas resolverlo de una vez por todas instaurando el procedimiento correcto: cambiando el hábito.
- Simplifica
¿Por qué utilizar varios programas, cuando podrías utilizar uno solo? ¿La tecnología te está facilitando las tareas, o complicándotelas? ¿Somos conscientes de la cantidad de tiempo que perdemos por adaptarnos a un software que no nos está facilitando las cosas, sino todo lo contrario?
La simplificación es la madre del Cordero en cuestión de gestión del tiempo. Elige siempre el camino más eficiente. Normalmente lo complicado es un indicador de que estamos siguiendo un proceso incorrecto.
- Delega
Otro de los grandes errores en la gestión del tiempo es el miedo a delegar. ¿Ha de afrontar el jefe las tareas de administración? ¿Por qué no enfocar sus tareas en el trato con los clientes y las ventas? Al fin y al cabo, es eso lo que mantiene a flote la empresa, no la administración.
La administración es imprescindible, pero recuerda que no es eso lo que te da de comer.
